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DISTRAZIONI CONTRO GESTIONE DEL TEMPO.

DISTRAZIONI CONTRO GESTIONE DEL TEMPO.

Oggi più che di mancanza di tempo dobbiamo parlare di mancanza di focalizzazione.


Pronti alle sfide del nuovo anno?
Spero che nessuno di voi sia già arrivato al livello – eh… avercene di tempo per riuscire a fare tutte le cose che ho in testa! – perché effettivamente è un po’ prestino.
La gestione del tempo è uno degli argomenti più inflazionati nei vari blog e su YouTube (ah… lo sapevate che ho anch’io un canale Youtube?).
Per questo motivo oggi non vi parlerò delle varie metodologie, anche se, in caso foste curiosi, potete andare al mio video dove parlo di uno dei più utilizzati, la matrice di Eisenhower.

Oggi, invece, voglio iniziare questo post con una domanda.
“Perché volete gestire il vostro tempo?” ovvero “Cosa volete fare con il tempo che, molto probabilmente vi avanzerà?”.

Questa domanda è tutt’altro che banale poiché, come sempre, dobbiamo avere una buona ragione per cambiare una nostra abitudine.
Dato che “Noi siamo la somma delle nostre abitudini”, cambiarle significa, in un certo senso, cambiare noi stessi. Non proprio la cosa più banale del mondo!
Pensateci bene, la risposta a questa domanda vi permette di identificare la scintilla motivante, la lucina che ti tiene sveglio anche quando dici: “Ma chi me lo fa fare!”. Perché a volte è più facile prendersela con la mancanza di tempo che ammettere che “Non ho tenuto fede ai miei impegni” ritenendo il tempo colpevole per delle nostre mancanze.

Qual è quindi il vero problema?
Se torniamo alle varie teorie del time management, nate da pratiche militari e in periodi post-bellici, tutte si basano sulla definizione di una lista di attività, più o meno lunga, con le relative priorità.
Da allora però, le cose sono cambiate profondamente specialmente:

  • nella VELOCITA’ DELLE INFORMAZIONI: le nuove richieste ed i nuovi input arrivano a velocità inusitate. E’ improbabile terminare la giornata con le stesse urgenze con cui l’hai iniziata;
  • nella QUANTITA’ DI DISTRAZIONI: che possono essere sia da colleghi sia da input esterni (quel maledetto cicalino del cellulare…).

Per questo motivo, credo che oggi non si possa più soltanto parlare di gestione del tempo, ma si debba anche introdurre la gestione delle distrazioni ovvero del focus.

L’attenzione, oggi, è una risorsa probabilmente più limitata del tempo considerando che, rispetto a 50 anni fa, secondo degli studi le tecnologie ci hanno liberato 17 minuti al giorno ovvero quasi 2 ore a settimana di attività varie. Il problema è come li abbiamo riempiti!
Siamo in una società piena di armi di distrazione di massa che ci ha portato in una situazione di attenzione parziale permanente che è cresciuta talmente tanto da essere quasi considerata come una patologia.
Il problema è che siamo fatti così.
Il nostro cervello è un sistema di acquisizioni dati continuo fin da quando eravamo dei semplici cacciatori. Le nostre antenne infatti dovevano sempre essere alte per fare in modo di captare eventuali potenziali pericoli ed il nostro cervello primitivo ha sviluppato queste caratteristiche (se ti interessa leggi anche l’articolo: calmiamo i tre cervelli) .
E se siamo così dopo 4 milioni di anni di evoluzione, il recente sviluppo è stato troppo rapido e troppo drammatico per causare modifiche ai nostri comportamenti primitivi.

Cosa fare quindi?
Al solito, TRE passaggi.

1) Non possiamo prescindere da una corretta identificazione delle priorità.
Come sempre, se non sai dove vuoi andare da subito, difficilmente riuscirai ad arrivarci. Per questo motivo non possiamo buttare a mare le varie teorie della gestione del tempo. In tutte infatti il primo passo è definire cosa si vuole REALMENTE portare a casa.
Il segreto è scrivere a mano le priorità, 5 al massimo, descrivendole meglio possibile (aiuta a fissarle ed a capire se sono realmente delle priorità) e successivamente tenerle ben in vista. Partite dalle domande canoniche come “cosa voglio assolutamente terminare questa settimana?” “cosa mi serve fare per raggiungere il mio obiettivo?”.
Ricordate che gestire il tempo significa anche sapere a cosa dire no. E deciderlo subito ti renderà la vita più semplice.

2) Taglia le distrazioni e stoppa il multitasking
A me succede sempre… quando parte la vibrazione o il cicalino delle mail non posso resistere specie se sono in un periodo di poca voglia. Devo controllare il cellulare.
Ma ognuno ha le sue debolezze e conoscerle significa starne alla larga. Io tolgo tutte le notifiche ed allontano il cellulare quando vedo che ho quel tipo di tentazione. Ricordatevi che interrompere e ricominciare un’attività significa automaticamente aver perso tempo rispetto ad iniziarla e terminarla senza interruzione. Per questo minimizzate (se non potete evitare completamente) il multitasking.

3) Scegli quando agire.
Durante il giorno abbiamo livelli di attenzione variabili. Questo significa che durante la giornata variano le nostre capacità di essere efficaci e focalizzati.
Per la maggioranza delle persone troviamo un livello massimo (attenzione PROATTIVA) attorno a metà/fine mattinata. Il minimo, l’ATTENZIONE INATTIVA, è attorno alle 14 per poi rimbalzare verso l’ATTENZIONE ATTIVA, tra le 15 e le 17. Verificate quindi se anche il vostro RITMO CIRCADIANO segue questo tipo di andamento.

SCHEMA DISTRAZIONI CONTRO GESTIONE DEL TEMPO.

Una volta capito il tuo “trend”, cerca di mettere nella pianificazione le attività dove hanno più senso come, ad esempio, decisioni critiche o momenti creativi al mattino, gestioni ordinarie ed abitudinarie o meeting nel pomeriggio e parte di gestione basica dopo pranzo.
Ogni cosa al suo posto.
Perché come disse Paul J.Meyer:

La produttività non è mai un caso. E’ sempre il risultato della voglia di arrivare all’eccellenza, della pianificazione intelligente e della focalizzazione.

Buona settimana!

(Libro consigliato How to Be a Productivity Ninja.Graham Allcott)

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