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L’AVEVA DETTO JOVANOTTI…

Tempo, comunque vadano le cose lui passa

e se ne frega se qualcuno in ritardo

puoi chiamarlo bastardo…ma intanto è già andato!


Ecco, se partiamo da questa verità (i miei capelli bianchi ne sono una testimonianza diretta), la chiacchierata di oggi sarà molto più chiara.

Perché non ci sono tanti segreti né ricette per recuperare un minuto perso.

E’ semplicemente perso.

Con queste premesse sono sempre molto sorpreso che poco si faccia per imparare a gestire il proprio tempo in maniera più efficace. Anzi, al contrario, ci si lamenta del fatto che ce n’è sempre troppo poco… perdendo ulteriore tempo (a questo proposito ho sviluppato un articolo sull’arte del lamento ).

Lascio in disparte i commenti su chi si lamenta o cerca scuse, magari ne parleremo un’altra volta, ma oggi mi piacerebbe condividere cosa ha funzionato nel mio caso per quanto riguarda la gestione del tempo.

Le varie tecniche nascono quasi tutte da pratiche militari ove gestire tempo significava spesso risparmiare vite umane (spesso la propria…) e, semplificando, si tratta di avere metodo ed ordine nell’organizzare le cose da fare. E poi farle…

Partendo dall’inizio però la prima cosa da chiedersi è… cosa significa gestire il tempo?

Significa essere in grado di scegliere cosa NON fare o cosa fare dopo.

Se volessimo semplificare ulteriormente, significa sapere come e a cosa dire NO.

So che non è semplice, molti hanno scritto di come riuscire a dire no e tra tutti vi consiglierei Il no positivo. William Ury libro carino e molto leggibile di cui parleremo probabilmente una delle prossime volte. Ma è l’unica strada per riuscire a fare quello che realmente vogliamo e dobbiamo fare.

Tornando alle tecniche, la più semplice ed utilizzata è la lista della spesa. La famosissima to do list.

Molti di voi la faranno e, spesso, è utile per non dimenticare le cose. Una semplice lista però ha, per me, due limiti.

Una lista indica normalmente attività reattive.

Le attività reattive sono quelle che facciamo come conseguenza di altre attività. Se un cliente mi chiede un’offerta, io mi segno di dover fare l’offerta magari, se sono bravo, entro una certa data. Quello che non indica sono le attività proattive ovvero quelle legate agli obiettivi e che, normalmente, non sono urgenti. Queste sono le attività ad alto valore aggiunto che restano accantonate perché tendiamo a dare la priorità al pompieraggio, a spegnere gli incendi che sono appiccati o che stanno per appiccarsi. Io le chiamo normalmente le attività che hanno priorità Decibel: chi urla più forte viene soddisfatto prim

Una lista non mostra chiaramente le priorità.

Come diretta conseguenza di quanto sopra, una lista non ci permette di identificare le cose più importanti da fare. A volte più importanti di quelle urgenti che fagocitano il nostro tempo e che ci fanno dimenticare quali sono i nostri reali obiettivi.

Esistono degli schemi, normalmente a quadranti, per mettere in bella le varie attività in funzione dell’importanza e dell’urgenza come la Matrice di Eisenhower.

Questo però spesso è essere TROPPO ordinati anche per me.

Per questo motivo io cerco di fare una lista delle cose URGENTI ED IMPORTANTI (Pompieraggio) e di quelle IMPORTANTI MA NON URGENTI (Raggiungimento degli obiettivi) mettendole in ordine di priorità.

E qui c’è la parte complicata…

Tutti sanno che durante il giorno siamo interrotti decine di volte da colleghi urlanti, da telefonate e da mail e quindi la nostra lista delle cose da fare si riempie in corso d’opera.

Per questo, la sera prima, identifico 5 cose da fare assolutamente il giorno dopo. E per fare in modo che sia vero, le metto anche nel mio calendario elettronico che tutti possono vedere. Di queste 5 normalmente 1 o 2 sono legate agli obiettivi e le altre sono le urgenze assolutamente prioritarie ed improcrastinabili.

Poi… il segreto.

FARE LE COSE DIFFICILI/BRUTTE SUBITO. Non posticiparle a quando sarai stanco, nervoso, con una lista di cose infinita e quindi quando verranno certamente procrastinate.

Riepilogando :

  • Lista di cose da fare divisa in pompieraggio ed obiettivi.
  • Dare una priorità alle varie attività.
  • Sceglierne 5 al giorno. Se riesci a farne di più meglio, altrimenti parti da quelle che hai lasciato indietro.
  • Pianifica la sera prima quello che farai il giorno dopo.
  • Pianifica azioni solo su ciò che puoi influenzare  o cambiare.
  • Fai subito le cose difficili, quando sei pieno di energia. Non lasciarle per ultime come le ciliegie buone
  • Metti in calendario le cose che devi fare. Se lo hai condiviso i tuoi colleghi sapranno che non sei disponibile

Provate e sappiatemi dire…

Seguimi anche nel progetto: Migliorarsi in 1 minuto:

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2 Risposte

  1. Davide ha detto:

    La cosa più difficile in questo caso è trasmettere questa “semplice” modalità lavorativa a livello di gruppo di lavoro!
    Esistono strumenti utilissimi online e gratuiti che permettono la condivisione dell’ordine e del metodo in un team…ma se la cosa non parte dal cervello di ogni componente del team ci si ritrova tutti soli in un bosco in fiamme e con tanti pompierini a cercare di spegnere l’incendio mentre la preda (più furba) è già scappata altrove.

    • Ale ha detto:

      Nelle prossime uscite darò uno schema semplice per avere chiari e visibili gli obiettivi settimanali.Poi chiaramente il segreto è METODO e COSTANZA!

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