TI SENTI SOLO? ORGANIZZA UNA RIUNIONE!
I maggiori generatori di inefficienza nella vita di ufficio: le riunioni.
Ho trascorso ormai diversi anni in azienda. Ho lavorato in differenti città, in società di dimensioni differenti e con culture differenti. Ma in tutte, e dico in tutte, ho trovato la stessa lamentela. Ecco, oggi vorrei parlare dell’attività che ritengo sia uno dei maggiori generatori di inefficienza nella vita di ufficio: le riunioni.
Con questo non voglio dire che siano attività inutili. Riunioni ben organizzate sono strumenti indispensabili per informare o per pianificare ed aggiornare attività.
Sfortunatamente però, questo è spesso il mondo ideale.
Alzi la mano però chi di voi è uscito recentemente da qualche incontro tra colleghi dicendo tra sé: ma cosa ci siamo trovati a fare?
Nel mondo reale le riunioni di solito:
- Iniziano in ritardo
- Finiscono in ritardo
- E quello che generano è spesso perdita di tempo.
Per questo motivo nella gestione del tempo, oltre a curarsi delle attività e delle priorità, è fondamentale anche difenderci dagli attacchi dei ladri di tempo che organizzano attività mal pianificate. Ma soprattutto che non si curano del reale esborso di denaro che implica la partecipazione attiva o passiva di persone ad una riunione mal organizzata.
Anche in questo caso, la prepar-azione e la corretta attuazione diventano imprescindibili per arrivare ad un risultato. Per questo motivo, ecco qui 5 rapidi consigli per preparare e svolgere la riunione in maniera efficace:
- Essere chiari sull’oggetto dell’incontro
- Avere un obiettivo dell’incontro
- Date dei tempi chiari e siate intransigenti
- Richiedere fatti, non opinioni
- Restare sul pezzo
Essere chiari sull’oggetto dell’incontro: nell’invito, esplicitate chiaramente il motivo per cui state indicendo la riunione e quali sono gli argomenti che verranno toccati invitando gli altri a completare, se serve, l’agenda PRIMA della riunione così da permettere a tutti di prepararsi. Condividete numeri o fatti salienti ed importanti nell’invito così da permettere a tutti di essere allineati su quello di cui si parlerà e non essere obbligati a farlo durante l’incontro.
Avere un obiettivo dell’incontro: esplicitate da subito quali sono le decisioni che dovranno essere prese durante l’incontro (a meno che non sia semplicemente una riunione informativa, ma queste sono facili…) e chi le dovrà prendere ed esigete che vengano prese
Date dei tempi chiari e siate intransigenti: date un orario di inizio ed un orario di fine. Se ci sono diversi punti da toccare, dividete la riunione in parti tempificate. Se voi sarete i moderatori, e di solito chi indice la riunione è il moderatore, fate in modo di rispettare i tempi dati
Richiedere fatti, non opinioni: questo è il primo mezzo per restare nei tempi. Parafrasando W. Edwards Deming “Senza dati oggettivi, tu sei un’altra persona che ha solo un’opinione”. L’agenda e la chiara definizione degli argomenti, delle tempistiche e dell’obiettivo, la condivisione dei dati prima dell’inizio della riunione dovrebbe aiutare ad invitare le persone ad arrivare preparate.
Restare sul pezzo: Questo punto potrebbe essere anche cambiato in “fate in modo che le persone parlino di argomenti che riguardano il loro lavoro”. E con questo intendo che è da evitare che le vendite parlino di come dovrebbe essere organizzata la produzione e viceversa. In poche parole cercate di evitare che i partecipanti siano ognuno il maggiore esperto del lavoro degli altri.
Proprio per aiutare questo ultimo punto, ho preso spunto da un Post di Oisin Grogan per presentarvi uno schema a cui pensare prima di intervenire in una riunione. (Potete scaricare lo schema gratuitamente come contenuto speciale iscrivendovi alla newsletter).
Il titolo è WAIT (aspetta) ed è acronimo di Why Am I Talking?( Perché sto parlando?). L’ho tradotto poiché credo che possa essere utile, se preso nella maniera corretta, per mantenere le persone in linea con l’argomento e con le loro competenze.
Una curiosità però. Scorrendo l’articolo originale ho notato come in molti lo abbiano preso come una limitazione o un’istigazione a non far parlare le persone o, peggio, a non farle esprimere..
Per quanto mi riguarda lo ho considerato invece molto centrato. Il momento di sfogo della fantasia o dei commenti non può essere infatti una riunione a meno che non sia battezzata come tale. Sto parlando ad esempio dei tanto adorati brain storming (quanti ne ho visti che erano semplicemente una scusa per permettere al più importante di presentare la propria tesi pretendendo che tutti la accettassero e pensassero fosse propria!).
Voi che ne pensate?
Scrivete nei commenti la vostra o, se volete, organizziamo una riunione per parlarne…
(Libro consigliato: 7 habits of very effective people.)