Single Blog

 

Come la filosofia Kaizen può aiutare a pianificare attività che, giorno dopo giorno, ci porteranno verso i nostri obiettivi.

---

Ammettetelo, lo avete fatto anche quest’anno…

Come “cosa”?

Avete pensato i vostri buoni propositi per il 2020 che, molto probabilmente, sono simili a quelli del 2019… almeno i miei lo sono.

La storia di oggi spero ci aiuterà a cadere in alcuni errori che possono metterci i bastoni tra le ruote (avevo fatto un video su questa storia: Il Miglioramento Marginale insegnato da Edwards Deming e Dave Brailsford).

Siamo negli anni successivi alla Seconda guerra mondiale, quando un ingegnere automobilistico americano, Edwards Deming, fu invitato negli stabilimenti di produzione Toyota in Giappone per unire le conoscenze tecniche statunitensi e quelle del “Sol Levante”. Scoprì e sviluppò una filosofia umanizzante che guidava l’innovazione del produttore, una filosofia che motivava intrinsecamente i lavoratori a cambiare in meglio il processo, le procedure e se stessi e incoraggiava i lavoratori ad interrompere la produzione in qualsiasi momento per risolvere un problema o fornire suggerimenti alla direzione su come ridurre gli sprechi e migliorare l’efficienza.

Questa filosofia, chiamata Kaizen, “buon cambiamento”, fu importata negli Stati Uniti e da allora ha rivoluzionato diversi settori, dalla sanità allo sviluppo di software.

Poiché Kaizen è una filosofia e non un sistema rigido, è flessibile ed adattabile al vostro stile di lavoro, alle vostre scelte e alla vostra personalità. Per esempio, alcune persone vivono secondo il mantra di “Migliorare dell’1% ogni giorno” (vedi anche il mio post su Dave Brailsford). Altri scelgono di incorporare il Kaizen attraverso l’approccio 5S (Sort, Straighten, Shine, Standardize, Sustain).

Ecco tre modi per iniziare a implementare l’approccio Kaizen nella vostra vita lavorativa e personale. Sia che cerchiate di essere più produttivi in ufficio riducendo le interruzioni o che cerchiate di portare a termine un progetto creativo come la scrittura di un libro, questi consigli possono aiutarvi ad arrivarci gradualmente.

1. Determinate dove sprecate il vostro tempo e le vostre energie.

Se non riuscite mai a trovare un momento da dedicare ai progetti che sono importanti per voi, è possibile che parte del vostro tempo venga sprecato da attività non necessarie. Fate un bilancio di ciò che dovete smettere di fare. Spesso non siamo consapevoli delle perdite di attenzione che permeano la nostra giornata, quindi iniziate a controllare il vostro programma.

Tenete traccia di ogni attività che svolgete e del tempo che impiegate per qualche settimana. Una volta che avete questi dati, valutate se ogni attività è veramente necessaria o se state solo operando con il pilota automatico. Se capite che un’attività è critica per l’obiettivo focalizzatevi solo su quello.

Molti trovano questo esercizio molto interessante poichè sono in grado di liberarsi da inutili riunioni che non richiedono la loro presenza, o di tagliare fuori gli obblighi e le cose da fare che non producono alcun risultato tangibile oltre a quello di tenerli impegnati.

 

2. Chiedetevi quali piccoli passi potete fare per essere più produttivi o efficienti.

Quando iniziate a identificare le aree di miglioramento pensate in piccolo. Spesso, il nostro istinto è quello di andare in grande. Diventiamo impazienti e vogliamo risultati, se non da un giorno all’altro, entro una settimana o un mese. Ma se si considera che i miglioramenti incrementali nel tempo sono molto più probabili (al contrario di cambiamenti radicali e cataclismatici), iniziare dal piccolo è sempre meglio, anche se ci vuole pazienza.

Se questi metodi non fanno differenza, è più semplice provare qualcos’altro. E se invece fanno la differenza, continuate a perfezionare la vostra nuova abitudine, a poco a poco.

 

3. Mettete da parte il tempo per rivedere ciò che funziona e ciò che potrebbe essere migliorato.

Quando si è impegnati, non ci si prende il tempo di valutare cosa funziona e cosa no. Ma perché il Kaizen lavori, è necessario riflettere su come vanno le cose, soprattutto quando si percepisce un punto di attrito.

Potete implementare una revisione ufficiale settimanale di un’ora la domenica sera per dare priorità alla vostra attenzione e ai vostri progetti per la settimana a venire. È importante trovare un equilibrio tra ottimizzazione e apprezzamento integrando esperienze positive e negative. Provate a dare una svolta alla tipica pratica quotidiana della gratitudine:

• Qual è stato il “momento migliore” della vostra giornata?
• Qual è stato il vostro “punto più basso” della giornata? Su cosa potreste migliorare la prossima volta?
• Di cosa ti sei sentito orgoglioso oggi?
• Che cosa hai imparato?

 

Questi tre consigli possono portare ad evitare i sentimenti di sconfitta e di fallimento che proviamo dopo aver fissato cambiamenti o obiettivi troppo ambiziosi, per poi abbandonarli poche settimane dopo.

E anche se il Kaizen non cambierà la vostra vita nel breve, la potrà cambiare in modo significativo, giorno dopo giorno.