Scopri come la teoria della motivazione e la tecnica 4DX possono rivoluzionare il tuo approccio alla gestione dei progetti e all’implementazione delle idee. Un percorso che unisce strategia e azione per risultati tangibili.

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Quante volte ho avuto delle idee interessanti che nella mia testa dovevano portare a risultati fantasmagorici?

Tantissime!

Quante volte non sono riuscito a scoprirlo perché mi sono fermato a metà dello sviluppo?

Tantissime!

Se sei o sei stato anche tu in questa condizione, il post di oggi potrebbe darti qualche spunto interessante per ridurre le situazioni in cui il piano geniale che abbiamo in testa rimane insabbiato tra i meandri del “non ho tempo” o del “c’è un’urgenza” o del “non vedo avanzamenti e quindi non funzionerà” (giusto per nominarne alcuni!).

In breve, ci aiuterà a passare dalla fase di ideazione a quella di implementazione (QUI avevo già toccato l’argomento) fino alla presentazione del progetto agli stakeholders (in pratica, a quelli che ne trarranno beneficio). 

Per farlo iniziamo, come spesso succede, da un libro scritto da alcuni consulenti della FranklinCovey che si intitola “Le quattro Discipline dell’Execution” (abbreviate in 4DX).

Il problema principale che gli autori mirano a risolvere è la difficoltà nell’eseguire strategie in modo efficace a causa di altre priorità, mancanza di focalizzazione e misurazioni inadeguate. Le 4DX aiutano le organizzazioni a superare questi ostacoli concentrandosi sugli obiettivi più critici, misurando le azioni che portano direttamente ai risultati desiderati, tenendo traccia dei progressi e creando un ritmo di rendicontazione costante per mantenere l’impegno e la responsabilità.

Andiamo subito al punto e vediamo quali sono queste mitiche discipline.

1. Focalizzarsi sul Wildly Important Goal (WIGs): Questa disciplina riguarda la definizione di obiettivi fondamentali e la concentrazione delle risorse su di essi. È essenziale distinguere tra ciò che è semplicemente importante e ciò che è veramente cruciale e decidere chi vogliamo realmente essere. Ad esempio, un’azienda potrebbe decidere di focalizzarsi sul miglioramento della soddisfazione del cliente come WIG principale, mettendo in secondo piano altri obiettivi.
2. Agire in base alle Misure Lead: Le misure lead sono quelle azioni e attività che hanno un impatto diretto sui WIGs. Sono predittive e influenzabili, il che significa che possono prevedere il successo dei WIGs e sono sotto il controllo diretto del team. Per esempio, se il WIG è aumentare la soddisfazione del cliente, una misura lead potrebbe essere il tempo medio di risposta ai ticket di assistenza clienti.
3. Tenere un Tabellone dei Punteggi: Questa disciplina enfatizza l’importanza di tenere traccia dei progressi in modo visibile e chiaro, in modo che tutti possano facilmente vedere se stanno vincendo o perdendo. Un tabellone dei punteggi efficace dovrebbe essere semplice, visibile, mostrare sia le misure lead che quelle lag (che sono quelle che DERIVANO dalle misure lead come, ad esempio, il voto ricevuto dal prodotto, nel caso della soddisfazione del cliente), e permettere di capire a colpo d’occhio se si sta vincendo. Ad esempio, un tabellone potrebbe visualizzare il numero di nuovi clienti acquisiti ogni settimana rispetto all’obiettivo stabilito.
4. Creare un Ritmo di Rendicontazione: L’ultima disciplina è quella di stabilire un ritmo costante di rendicontazione e responsabilità, dove i membri del team si incontrano regolarmente per riferire sui propri impegni e pianificare le azioni future. Queste riunioni dovrebbero essere brevi, focalizzate e tenute con regolarità, garantendo che ogni membro del team sia responsabile dei propri impegni e contribuisca attivamente al raggiungimento dei WIGs.

Insieme, queste quattro discipline forniscono un framework potente per assicurare che gli obiettivi più importanti vengano raggiunti in mezzo alle sfide e alle distrazioni quotidiane.

Ora fermiamoci un momento e facciamoci una domanda.

Ma perché mai dovrebbe funzionare?

Per rispondere, devo ritornare ad un concetto che ho raccontato un po’ di tempo fa: L’equazione della motivazione di Piers Steel. Se non lo ricordi, ti consiglio di andare a rileggere QUESTO POST ma, comunque riassumo velocemente i concetti chiave. La motivazione è influenzata da 4 variabili. In positivo dal VALORE (perché quello che faccio è importante per me) e dalla FIDUCIA (quanto sono convinto di arrivare al risultato) ed in negativo dal RITARDO (quanto il risultato è lontano) e dall’IMPULSIVITA’ (tutto quello che si frappone tra noi e l’implementazione).

Se analizziamo i 4 pilastri vediamo che sono stati costruiti proprio per massimizzare la motivazione nel portare avanti le attività. Se andiamo ad analizzare le parti, infatti, vediamo che:

1. Focalizzarsi sul Wildly Important (WIGs): Questa disciplina aumenta il “Valore” nella Teoria di Steel. Stabilendo obiettivi chiari e misurabili, si incrementa il senso di urgenza e l’importanza delle attività, riducendo la tendenza a procrastinare.
2. Agire in base alle Misure Lead: Concentrandosi su azioni dirette e condivise che influenzano i WIGs, si potenzia la “Fiducia” nella Teoria di Steel e si avvicinano alcuni risultati riducendo il “Ritardo”.
3. Tenere un Tabellone dei Punteggi: La visualizzazione dei progressi tramite un tabellone dei punteggi affronta i fattori “Ritardo” e “Fiducia” della Teoria di Steel, rendendo il premio o il completamento dell’obiettivo più tangibili e vicini, mostrando gli avanzamenti ed aumentando la consapevolezza che si può arrivare all’obiettivo.
4. Creare un Ritmo di Rendicontazione: Le riunioni regolari forniscono una struttura che combatte l'”Impulsività”, mantenendo il team concentrato e responsabile. Queste riunioni possono essere utilizzate per discutere i progressi verso i WIGs, identificare gli ostacoli e riaffermare l’impegno verso gli obiettivi.

 

Vediamo quindi come la costruzione “furba” di framework permette di sfruttare le leve motivazionali per tenere vive le attività e per fare in modo di far avanzare i progetti.

Tra tutte però vorrei porre l’attenzione in particolar modo sull’importanza del “Ritmo di Rendicontazione”. Questo è stata la scoperta più importante quando ho cominciato a scoprire SCRUM dato che anche in questo framework esiste un evento specifico giornaliero che ci chiama DAILY SCRUM che in 15 minuti deve permettere di capire cosa è andato avanti, se si è in tiro con i tempi e quali impedimenti devono essere tolti.

Con queste nuove nozioni, se potessi tornare indietro cosa cambierei nel mio approccio all’implementazione delle idee?

Detto che avere un framework standard è sempre utile per essere guidati e non scordare nulla, oltre che per fare attività strutturate di miglioramento, la prima cosa che farei di diverso sarebbe proprio quella di istituire un evento per tenere il ritmo e per togliere eventuali problemi che possono tenere il risultato lontano.

E tu, che esperienza hai avuto e cosa ne pensi?